Praca zdalna staje się coraz bardziej powszechna na całym świecie. Home office oszczędza wiele czasu i pozwala na większą wydajność firm i pracowników. Dlatego ważne jest, aby z wyprzedzeniem wiedzieć, czego potrzebujemy do efektywnej pracy zdalnej, zwłaszcza jeśli nie mamy takiego doświadczenia. Nie ma wątpliwości, że w najbliższej przyszłości jeszcze więcej specjalistów zacznie pracować w domu. A ci, którzy zrobią to po raz pierwszy, mogą potrzebować listy niezbędnych narzędzi do pracy zdalnej.
Przygotowaliśmy dla Ciebie najbardziej potrzebne aplikacje i programy, których potrzebujesz na home office. Przydadzą się nie tylko dla jednej osoby, ale dla całej firmy lub zespołu. Niżej znajdziesz najlepsze narzędzia do pracy zdalnej – Dysk Google, Microsoft Teams czy Jira – opowiedzieliśmy o wszystkich. Każde z nich ma inne funkcje i pozwala na usprawnienie pracy firmowej.
W trakcie pracy zdalnej będziesz korzystać z kilkudziesięciu różnych serwisów. Najlepszym rozwiązaniem jest w każdym przypadku mieć silne, unikalne hasło. Na szczęście nie musisz pamiętać wszystkich znaków na pamięć. Dobraliśmy świetne narzędzie, które ułatwi Ci tworzenie i przechowywanie takich kombinacji. Jest to menedżer haseł LastPass.
LastPass generuje złożone hasła, przechowuje je w bezpiecznym sejfie w chmurze i automatycznie wprowadza je po zalogowaniu się na odpowiednie konta. A co najważniejsze, jest bezpieczny i nikt nie ujawni Twoich haseł w tej aplikacji. Alternatywą dla tego narzędzia są NordPass czy 1Password.
Usługa menedżera haseł jest o tyle istotna, że tworzenie dużej ilości haseł do różnych programów i aplikacji jest żmudne, a zapamiętanie ich wszystkich – praktycznie niemożliwe. Pamiętaj też, żeby nie używać różnych wersji tego samego hasła w wielu serwisach.
Punkt drugi - organizacja projektów
Jeśli chcesz być na bieżąco i niczego nie zapomnieć, zdecydowanie potrzebujesz menedżera zadań. Jest to szczególnie istotne dla menedżerów i PMów — z pomocą tej aplikacji możesz bardzo wygodnie śledzić aktualny status wykonywanych projektów. Menedżer zadań to absolutny must-have dla pracy zespołowej. Umożliwiają one również tworzenie kompleksowej dokumentacji dla całego zespołu.
Jira – narzędzie, pozwalające na wszystko
Jira to program, który pomaga zarządzać przepływem pracy. Zapewnia największe możliwości kolaboracji, synchronizacji i aktualizacji. Masz możliwość śledzić projekt na każdym etapie i kontrolować czas poświęcony przez pracownika na konkretne zadania. Aplikacja jest odpowiednia dla zespołu lub firmy, które już stosują lub chcą zacząć stosować podejście zwinne. Jira wykorzystuje tablice scrum i kanban do strukturyzowania zadań i projektów. Możesz śledzić postępy w czasie rzeczywistym i generować raporty z wykonanej pracy.
Niewątpliwym plusem Jiry jest dostępność różnych podjeść do planowania. Możesz wybrać system, który Tobie aktualnej specyfice projektu, założeniom klienta lub aktualnie wykorzystywanym w zespole narzędziom. Dla firm ważna jest też elastyczność i możliwość personalizacji programu do potrzeb każdego użytkownika.
Zdalni pracownicy mogą planować zadania zgodnie z terminem, ale też bezpośrednio przesyłać dokumenty. Jira pozwala załączać pliki z Dropbox, OneDrive i Google Drive, prowadzić komunikację na czacie ze współpracownikami, prowadzić osobistą listę rzeczy do zrobienia i ogólnie uzyskać pełny obraz przepływu pracy. W tym programie masz też możliwość przesyłania materiałów szkoleniowych lub danych.
Alternatywne aplikacje to Trello lub Asana.
Trello to jeden z najpopularniejszych serwisów dla zarządzania projektami online, który umożliwia śledzenie każdego etapu zadania. System wykorzystuje japońską metodologię tablic kanban, dzieląc zadania na zaplanowane, trwające i zakończone. Każdy element można podzielić na podpunkty, którym towarzyszą komentarze, linki i pliki.
Trello posiada prosty interfejs, niemal nieograniczony bezpłatny dostęp do wszystkich funkcji oraz możliwość integracji z innymi aplikacjami – np. terminy i spotkania ustawione w Trello będą widoczne w kalendarzu Google. W aplikacji znajdziesz też inne usługi do zdalnego zarządzania zespołem.
Asana natomiast to program, który jest szczególnie wygodny dla osób kierujących projektami. Aplikacja ta słynie nie tylko z połączenia najważniejszych funkcji, ale i z łatwości wykorzystania. Asana umożliwia menedżerowi:
tworzenie i dystrybucję zadań;
grupowanie wspólnych projektów;
szybką komunikację na czacie z wykonawcami każdego zadania.
Podstawową zaletą Asany jest duży zestaw narzędzi. Ponadto funkcjonalność jest bardzo zróżnicowana, mogą z niej korzystać zwykli wykonawcy oraz kierownicy projektów i kadra kierownicza.
Jednak ten program ma swoje wady. Przede wszystkim to konieczność ciągłego wprowadzania zmian: ustawiania nowych statusów dla zadań, dostosowywania priorytetu ich realizacji.
Nic nie zniechęca nas do pracy zdalnej bardziej, niż brak organizacji w plikach i danych. Żeby nie pogrążyć się w dokumentach, warto znaleźć wygodne narzędzie. Najbardziej powszechnie stosowanym do takich zadań serwisem jest Dysk Google. Dobrze znane wszystkim narzędzie do przechowywania i organizowania plików, które umożliwia pracę nad tym samym dokumentem z różnymi osobami w tym samym czasie. Wraz z podstawowymi funkcjami program ten posiada dodatkowe narzędzia, o których nie wszyscy wiedzą.
Dodatkowe funkcje, które oferuje nam ten dysk w chmurze, przydatne w pracy zdalnej to:
możliwość kolaboracji w czasie rzeczywistym nad skoroszytami, dokumentami i prezentacjami;
oznaczenie współpracowników, bezpośrednio w odpowiednich miejscach w udostępnionych plikach, przydzielanie im zadań w komentarzach;
synchronizacja dokumentów offline – możliwość pracy bez dostępu do sieci;
skanowanie dokumentów, wizytówek czy paragonów za pomocą aplikacji Google Drive na telefon;
tworzenie i udostępnianie szablonów firmowych dokumentów i prezentacji
automatyczne przesyłanie plików na komputer i synchronizowanie ich (po edycji dokumentów na Google Drive wszystkie zmiany są automatycznie synchronizowane na urządzeniu);
komentowanie folderów i plików w chmurze (funkcja daje możliwość dodawania szczegółowego opisu do plików zapisanych na dysku);
możliwość utworzenia skrótu do dokumentu z pamięci Google na komputerze;
edycja dokumentów PDF;
kopiowanie tekstu z obrazów i wiele więcej.
Więcej informacji o dodatkowych funkcjach usługi można znaleźć na oficjalnej stronie Google. Pomimo tego, mamy wiele innych narzędzi, które proponują nam wydzieloną przestrzeń w chmurze – Dropbox, Onedrive czy iCloud.
Cztery - zarządzaj swoim czasem
Wiele osób przechodzących na pracę zdalną ma trudności z zarządzaniem czasem. To całkiem naturalne. Często w domu jest zbyt wiele rozpraszających zadań, które utrudniają skupienie się na zadaniu w pracy. Ponadto w przeciwieństwie do biura nie ma wyraźnego 8-godzinnego dnia pracy, co oznacza, że istnieje ryzyko, że jego granice zostaną całkowicie zatarte i zabraknie nam czasu.
Pomodoro – time management dla początkujących
Jednym z ciekawszych sposobów na zarządzanie czasem jest technika Pomodoro. Jest to system, który pozwala być bardziej wydajnym, spędzając mniej czasu. Taka produktywność wynika z głębokiej koncentracji i robienia małych przerw. Pomodoro wymaga tylko timera – na przykład aplikacji Pomodoro tracker.
Pomodoro Tracker to prosty program, z elastycznym systemem ustawień. Pozwala zmienić długość okresu pracy, długość przerw, interwał na zorganizowanie długiego odpoczynku, ustawić autostart czy nagrywać zadania.
Aplikacja działa online w przeglądarce, więc nie trzeba jej instalować na komputerze. Pamiętaj tylko by wyłączać Pomodoro na czas spotkań, aby uniknąć niepożądanych powiadomień .
W pracy zdalnej, szczególnie w sytuacji pracy zespołowej narzędzia komunikacji są bardzo istotne. Od sprawnego i szybkiego porozumienia się zależy na ile każdy z pracowników będzie wiedział, czym się zajmuje w organizacji teraz i jakie materiały ma tworzyć. Aby dobrać narzędzie do potrzeb Twojej komunikacji firmowej, musisz zastanowić się nad potrzebami swojej organizacji. Masz wątpliwości który program wybrać? Mamy kilka propozycji.
Google Meet – najlepsze rozwiązanie dla zdalnych zespołów
Google Meet pozwala na organizowanie spotkań wideo z maksymalnie 250 osobami, a jak chcesz zrobić transmisję, to możesz zaprosić nawet do 100 000 uczestników. Dzięki funkcji rozpoznawania mowy możliwe jest wyświetlanie napisów na ekranie. Na platformę możesz wejść z mobilnego urządzenia czy zainstalować aplikację na telefon, co może być przydatne na home office.
Niewątpliwą zaletą google meet jest integracja z narzędziami G Suite: kalendarzem i pocztą. Do spotkania w tym serwisie może dołączyć każda osoba posiadająca konto Google. Dane użytkowników, jak i udostępniane pliki są szyfrowane.
Pamiętaj, że spotkania wideo nie tylko tworzą kontakt emocjonalny między pracownikami, ale także przyspieszają procesy komunikacji. Widząc i słysząc swoich kolegów, możesz wchodzić z nimi w interakcje tak wydajnie, jakbyś siedział przy tym samym stole.
Szybciej niż wideo? Slack!
Slack to narzędzie do błyskawicznej wymiany wiadomościami, zdalnej komunikacji między zespołami, a pracownikami zdalnymi. Posiada świetną funkcjonalność do zarządzania projektami, przypisywania zespołów.
Usługa ta to odpowiednik wiadomości e-mail lub komunikatorów internetowych. Zdarza się, że Twoi klienci są w różnych miejscach: z jednym komunikujesz się w Messengerze, z innymi na Instagramie, z jednym e-mailem. Możesz je wszystkie łączyć w Slacku, rozmawiać o projektach i przesyłać sobie pliki bez żadnych problemów.
Inne popularne rozwiązanie to Microsoft Teams.
W tym serwisie zorganizujesz spotkanie wideo z wieloma użytkownikami, ale na swoim wyświetlaczu zobaczysz tylko cztery ekrany naraz. Ekrany przełączą się automatycznie w zależności od tego, kto w danym momencie mówi.
Firma Microsoft regularnie oferuje nowe funkcje, takie jak ostatnio dodane w nowej wersji napisy na żywo i tryb transmisji przypominający Facebook Live. Platforma może być zainstalowana na komputerze z każdym systemem operacyjnym – Windows, Mac czy Linux.
Jak wybrać najlepsze narzędzia dla siebie?
Które narzędzia i programy posłużą rozwiązaniem dla Twojej organizacji zależy tylko od Ciebie. Zadaj sobie pytania – ile osób liczy Twój zespół, jaki macie budżet na koszty operacyjne oraz jakie są potrzeby i możliwości. Od zależności połączenia tych warunków możesz wybrać dla pracowników firmy odpowiednie aplikacje.
