Jak ograniczyć liczbę i czas organizowanych spotkań – tricks&tips dla każdego.
Przygotowanie spotkania:
- Zacznij od pytania: czy to spotkanie nie może być mailem?
- Wyznacz cel spotkania:
- jakich efektów spodziewasz się po spotkaniu?
- jakie decyzje powinny zostać podjęte?
- jaki problem powinien zostać rozwiązany?
- Przemyśl, czy spotkanie może odbyć się online – dzięki temu zaoszczędzisz czas dojazdu wszystkich uczestników,
- Przygotuj plan spotkania i osadź go w ramach czasowych – nie tylko po to, aby każdy uczestnik mógł przygotować się do spotkania ale przede wszystkim dlatego, żebyście mogli kontrolować jego przebieg,
- Zastanów się, czy nie została zaplanowana zbyt długa lista tematów/problemów do poruszenia w odniesieniu do czasu, który macie do dyspozycji,
- Pamiętaj o tym, aby rozsądnie zaplanować przerwy w spotkaniu – jeśli spotkanie ma służyć wypracowaniu konkretnych i dobrych rozwiązań, ważne jest, aby zadbać nie tylko o możliwość zaspokojenia podstawowych potrzeb fizjologicznych jego uczestników ale przede wszystkim dać im szansę na odzyskanie uwagi, skupienia i świeżego spojrzenia na problem,
- Zaproś tylko tych uczestników, bez których cel spotkania nie może zostać zrealizowany – często na spotkaniu pojawiają się osoby, których obecność jest niezbędna do poruszenia wyłącznie jednej kwestii – nie ma więc sensu, aby były obecne do zakończenia spotkania,
- Wyślij wszystkim uczestnikom agendę spotkania i zachęć do przygotowania – dzięki temu spotkanie będzie bardziej efektywne. Jeśli tematem spotkania jest znalezienie rozwiązania problemu, który jest wszystkim znany, każdy uczestnik może już wcześniej przemyśleć, jak podszedł by do tego problemu.
- Przygotuj materiały potrzebne na spotkanie: kartki, piszące markery, karteczki samoprzylepne, długopisy, rzutnik itd. Jeśli spotkanie odbywa się online, upewnij się, czy wszyscy uczestnicy wiedzą jak obsługiwać dane narzędzie, np. aplikację to wspólnej pracy kreatywnej,
- Tuż przed spotkaniem przetestuj sprzęt, z którego będziesz korzystać – dzięki temu minimalizujesz ryzyko wystąpienia tzw. problemów technicznych 😉
- Przygotuj krótką prezentację z agendą, która będzie prowadzić Was przez spotkanie – forma graficzna udostępniona wszystkim uczestnikom ułatwi Wam przechodzenie przez kolejne etapy spotkania,
W czasie spotkania:
- Zapewnij wszystkim uczestnikom dostęp do wody, odpowiedniego oświetlenia i świeżego powietrza, if you know, what I mean 😉 Komfort uczestników naprawdę wpływa na efekty spotkania,
- Wyznacz osobę, która zanotuje poruszane kwestie i stworzony przez Was action plan – nie ma nic gorszego niż wielogodzinne spotkanie, po którym wychodzi się z niczym: bez planu, bez decyzji, bez rozwiązań,
- Reaguj, kiedy uczestnik spotkania rozpoczyna i kontynuuje wątek, który nie jest związany z tematem spotkania. To naturalne, że na spotkaniach porusza się tematy poboczne ale ważne jest, by znajdować dla nich inne przestrzenie do rozmów niż trwające spotkanie,
- Upewnij się, że stworzyliście action plan, który zawiera informację o tym, kto i w jakim terminie zrealizuje dane zadanie.
Po spotkaniu:
- Wyślij wszystkim uczestnikom podsumowanie spotkania wraz z action planem,
- Przeanalizuj, czy udało Wam się zakończyć spotkanie zgodnie z czasem. Jeśli nie – zastanów się, co na to wpłynęło, wyciągnij wnioski i ucz się na błędach 🙂
Nasze porady przedstawione na infografice.
Powodzenia!
Zuzanna Kwiatkowska